La reciente publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE) de una nueva Resolución sobre el Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) marca un paso importante en la digitalización del transporte por carretera en España. La norma sustituye y deja sin efecto la Resolución de 22 de mayo de 2023, introduciendo cambios que buscan simplificar los procedimientos de inspección, reforzar la seguridad documental y facilitar la interoperabilidad entre operadores, cargadores y transportistas.

El QR se convierte en la única vía de control

Uno de los cambios más relevantes es la eliminación del sistema dual que coexistía hasta ahora. La normativa de 2023 permitía utilizar un código numérico o un código QR para la identificación de los documentos durante las inspecciones.

Con la nueva Resolución, el código QR pasa a ser el único mecanismo válido de verificación. Además, desaparece la obligación de comunicar previamente al Ministerio el dominio donde se aloja el repositorio documental. Esta simplificación reduce trámites administrativos y facilita la implantación de soluciones digitales por parte de empresas de transporte y operadores logísticos.

Formato digital definitivo

La nueva regulación refuerza los requisitos técnicos del documento electrónico. El DeCA deberá generarse exclusivamente en formato PDF nativo digital, quedando expresamente prohibido el uso de documentos escaneados o imágenes digitalizadas.

Asimismo, el tamaño máximo permitido aumenta de 4 MB a 5 MB y se exige que el archivo incorpore metadatos que reflejen la fecha y hora de creación y modificación, garantizando una mayor trazabilidad y fiabilidad de la información.

 

 

Repositorios más flexibles y seguros

La Resolución establece nuevos criterios para el acceso a los documentos electrónicos. Las URL utilizadas deberán funcionar bajo protocolo HTTPS con cifrado TLS 1.2 o superior y permitir la descarga directa del documento, sin necesidad de autenticación, credenciales o acciones manuales adicionales.

Además, los enlaces podrán incorporar sistemas de seguridad como tokens de acceso temporales, siempre que permanezcan activos durante toda la ejecución del servicio de transporte.

Conservación obligatoria durante un año

Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo estarán obligados a conservar los documentos durante un plazo mínimo de un año.

La normativa permite que ambas partes utilicen repositorios independientes o compartidos, siempre que el acceso al documento esté garantizado durante el periodo exigido.

La firma electrónica sigue siendo opcional

La Resolución aclara que la firma electrónica no es obligatoria para la validez del DeCA o de la hoja de ruta en transporte de viajeros.

No obstante, cuando el documento tenga también una finalidad contractual y requiera firma, esta deberá cumplir, como mínimo, con los requisitos de firma electrónica avanzada establecidos en el Reglamento eIDAS, pudiendo utilizarse igualmente firma electrónica cualificada.

Nuevas reglas para modificar documentos durante el servicio

Por primera vez se regula expresamente cómo pueden realizarse modificaciones durante la prestación del servicio.

Las empresas podrán optar por:

• Actualizar el PDF original, manteniendo la misma URL y QR e incorporando los cambios junto con el motivo de la modificación.

• Generar un nuevo documento con una URL y un QR diferentes, conservando el original para garantizar la trazabilidad.

En ambos casos, el conductor deberá recibir la versión actualizada del documento. Además, se establece que las anotaciones manuscritas realizadas sobre copias impresas carecen de validez legal.

Agrupación de servicios y menos duplicidad documental

La nueva normativa introduce una mayor flexibilidad operativa al permitir agrupar varios envíos o servicios en un único DeCA, siempre que se identifiquen correctamente los datos de cada operación.

Igualmente, se reconoce como válido el uso de documentos ya existentes en determinados sectores, como:

• Cartas de porte.

• Documentación ADR para mercancías peligrosas.

• Documentos de traslado de residuos.

• Documentación SANDACH para subproductos animales.

Siempre que incorporen la información exigida por la normativa, estos documentos podrán actuar como DeCA, evitando duplicidades administrativas.

Preparado para el futuro digital del transporte

Otro aspecto destacado es la compatibilidad con el Reglamento europeo eFTI (Electronic Freight Transport Information). Las empresas que ya gestionen la información de transporte mediante plataformas eFTI podrán cumplir con las obligaciones documentales sin necesidad de generar el DeCA en el formato establecido por esta Resolución.

Esta medida abre la puerta a una integración más eficiente con los futuros ecosistemas digitales europeos de intercambio de información logística.

Impacto para el sector

La nueva regulación supone una simplificación significativa de los procedimientos de control y una mayor seguridad jurídica para los operadores. La eliminación del código numérico, la desaparición del trámite de comunicación de dominios y la posibilidad de reutilizar documentación sectorial existente contribuyen a reducir cargas administrativas y facilitar la transformación digital del transporte.

Sin embargo, las empresas deberán revisar con especial atención sus sistemas tecnológicos para garantizar la generación de documentos nativos digitales y adaptar aquellos desarrollos que todavía estuvieran basados en el modelo de código numérico previsto en la normativa de 2023.

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